9 quy tắc giao tiếp dành cho dân văn phòng

Ngày nay, nhiều chủ doanh nghiệp không chọn thuê một văn phòng lớn mà thay vào đó, nhiều doanh nghiệp làm việc trong một phòng ngủ dự phòng, nhà để xe, tầng hầm hoặc một không gian văn phòng một hoặc hai phòng khác. Nhiều chủ doanh nghiệp có ý thức về chi phí thậm chí đang lựa chọn một kế hoạch văn phòng mở, nơi nhiều nhân viên làm việc cùng nhau trong một căn phòng lớn.

Sẽ thật lý tưởng nếu mỗi người có thể có văn phòng riêng của mình, nhưng điều đó thường không thực tế và cực kỳ tốn kém. Do đó, để tạo nên một không khí làm việc ôn hòa, gần gũi và thân thiệt, cần tuân thủ một vài quy tắc xã giao.

1. Tôn trọng một người khác khi làm việc

Những người đang ngồi gần bạn không có nghĩa là họ sẵn sàng trò chuyện cùng bạn trong mọi lúc. Tôn trọng quyền riêng tư của người khác là một trong những cách giao tiếp lịch sự nhất có thể. Hành động như thể có một cánh cửa giữa bạn và và họ. Nếu bạn cần trò chuyện và họ có vẻ bận rộn, hãy hỏi xem họ có thời gian để nói chuyện không.

2. Hãy học cách nhận biết mùi

Trong một không gian chật hẹp, mùi có thể được lan tỏa rất nhanh, vì vậy hãy cân nhắc khi đóng gói bữa trưa hoặc đồ ăn nhẹ của bạn. Cố gắng ăn trong nhà bếp, phòng nghỉ hoặc bên ngoài, thay vì ở bàn làm việc của bạn. Vì nhiều người bị dị ứng với mùi hương. Thậm chí nhiều người có thói quen dùng nước hoa, đó có thể là quyền riêng tư của bạn. Tuy nhiên  hãy chú ý nếu người kahcs cảm thấy khó chịu với mùi hương từ bạn hoặc dị ứng bạn cần hạn chế trong môi trường tập thể này nhé! Thậm chí mùi hôi ở chân khi mang giày (nhất là nam giới) thì bạn cũng phải chú ý điều này. Đừng vì cá nhân bạn mà làm ảnh hưởng đến người khác.

3. Giữ tiếng ồn và phiền nhiễu đến mức tối thiểu

Những cuộc trò chuyện ồn ào (giữa bạn và người khác hoặc một cuộc điện thoại) hoặc những thói quen như gõ bàn làm việc, bồn chồn hoặc đứng dậy thường xuyên có thể tạo ra sự phiền nhiễu khó chịu cho những người cố gắng tập trung. Nếu bạn muốn nghe nhạc, xem podcast hoặc video, hãy sử dụng tai nghe hoặc nút tai.

4. Hãy gọn gàng

Bàn làm việc lộn xộn của bạn có thể gây mất tập trung cho người khác và sẽ làm mất hình ảnh chuyên nghiệp mà tổ chức của bạn đang cố gắng thiết lập. Giữ đồ đạc được giới hạn trong không gian cá nhân của riêng bạn và dọn dẹp khu vực này mỗi ngày trước khi vào làm và sau khi ra về. Nếu bạn dùng chung bàn làm việc, hãy nhớ dọn sạch mọi vật dụng cá nhân như cốc cà phê và đồ dùng văn phòng.

5. Tôn trọng một không gian của người khác

Chỉ vì một không gian làm việc khác nằm trong tầm với của bàn làm việc mà bạn không thể biến nó thành của chung. Đối xử với không gian làm việc của mỗi ngườinhư thể đó là một văn phòng riêng là điều cần thiết. Đừng dễ dãi với bản thân bất cứ điều gì trên bàn làm việc của người khác hoặc trong khu vực của họ. Phép lịch sự tối thiểu là cần hỏi trước khi cần sử dụng đồ dùng gì đó trên bàn của họ, ví dụ bạn cần bút hoặc kim bấm… Có nhiều người dùng không gian làm việc của người khác như của mình, vứt lung tung đồ đạc trên bàn người khác mà không ý tứ, hoặc khi cần dùng đồ không hề hỏi mượn mà tự tiện lấy rất vô tư.

6. Đừng mang bệnh đến nơi làm việc

Khi bạn làm việc trong khu vực gần, rất dễ lây lan vi trùng. Vì vậy, nên ở nhà nếu bạn bị bệnh. Nếu buộc phải đi làm thì cần ý tứ việc vệ sinh tốt như che miệng khi bạn ho, giữ thuốc khử trùng tay, không nên để khăn giấy xung quanh; nên lau bàn, bàn phím máy tính và điện thoại theo thời gian để giúp ngăn ngừa vi trùng lây lan.

7. Hãy tôn trọng

Tôn trọng là chìa khóa khi làm việc trong môi trường văn phòng mở. Hành động tôn trọng và mong đợi người khác hành động như vậy đối với bạn là giống nhau. Đặt quy tắc ứng xử và nhắc lại ranh giới khi chúng bị vượt qua. Đó là cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề và mối quan tâm trực tiếp và ngoại giao trước khi chúng leo thang.

8. Hãy bao dung

Môi trường văn phòng mở tập hợp vô số tính cách, với các phong cách khác nhau. Hãy khoan dung với những khác biệt này và tìm cách thích nghi. Mọi người sẽ không đồng ý với bạn một trăm phần trăm , cho nên cần giữ một tinh thần cởi mở, lắng nghe với ý định học hỏi và tập trung vào các khía cạnh tích cực của công việc của bạn.

9. Suy nghĩ như một đội nhóm

Để duy trì một nhóm gắn kết, đừng lan truyền tin đồn khiến người khác cảm thấy như bị ruồng bỏ hoặc càu nhàu về những điều nhỏ nhặt. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để đặt mục tiêu, chia sẻ ý tưởng và nói về mối quan tâm.